求人広告に掲載し、ドキドキしながら待つこと数日。なんと予想を超える応募人数が!
これは採用予定の人数が今回で集まっちゃうかな〜…なんて思っていたのもつかの間。
掲載を終え、採用できたのは、なんと0人でした…。という事も。
応募から採用までにある「応募対応」は、採用活動でとても重要です。

 

応募から採用までの流れについて

上記は求職者から応募が入ってから、採用通知を出すまでの流れです。
アルバイト採用の場合だと、面接の時に履歴書を持参してもらい、その場で見るケースが多いようです。
また、面接が二次面接まである場合もあります。

この図で見ても最低2回はメール・電話でやり取りをすることになりますが、すぐに返信をしてくれる人もいれば、就業中や学校などで特定の時間しか連絡が取れず、時間がかかってしまうことも十分にあり得ます。
そんな時、求職者と採用担当者両方の負担を減らすためにも、簡潔で丁寧な応募対応が求められます。

 

POINT 01. 「面接設定メール」マニュアル、内容を読みやすく簡潔に!

やり取りの中で一番ボリュームが出てくるのが「面接設定」です。
面接日を調整する部分で数回やり取りが発生したり、当日の持ち物や面接場所の詳細などを記載すると、どうしても長文になってしまいます。
何度も無駄なやり取りを避けるためにも大切な項目をしっかり応募者に伝えられるよう、内容は簡潔に、できれば箇条書きで記載しましょう。

 

また、日時が確定したら、下記項目を記載して返信をしましょう。

  • 確定した面接日時
  • 持ち物(履歴書、筆記用具など面接時に必要なもののみ記載)
  • 面接地(「本社」等だけでなく、住所も記載する)
  • 面接担当者
  • 試験などがある場合はその旨も記載する(15分ほどの簡単なペーパーテストがありますetc)

 

掲載後も修正次第で応募が急激に集まる事も少なくありません。結果を見ながら、求職者の目線に立った、応募集まるより良い原稿内容を目指しましょう。

 

POINT 02. 内定通知で採用!は間違い、「内定通知メール」マニュアル

面接をしてみて、ぜひうちで働いてほしい!と思って「内定しましたので、●●日から出勤お願いします」とだけ内定通知を出していませんか?
採用活動は内定通知を出して終わりではありません。内定者が「承諾」をし、初出勤をして初めて採用となります。
内定通知は本当にうちで働く気があるのか、最終確認でもあります。気を抜かずに対応しましょう。
また、入社前説明会やオリエンテーションがない場合は、メール本文に簡単な募集要項を再度記載すると親切です。

 

 

POINT 03. 「不採用通知メール」マニュアル 自社の為、応募者の為に不採用時もしっかり対応

残念ながら不採用になった方にも、必ずその旨を連絡しましょう。
連絡が無いと応募者は採用なのか不採用なのか、判断ができません。他の募集への応募もためらいますし、クレームになる可能性もあります。

また、不採用の理由を記載、「不合格」「不採用」というワードを使うことは避け、
「慎重に選考を重ねました結果、まことに残念ながら今回については採用を見送らせて頂くことになりました。」等、やんわりとした表現で送りましょう。
お互いに気持ちのいい採用活動をするためにも、連絡は丁寧に行うようにしましょう。

 

 

まとめ

  • 重要な項目は箇条書きで簡潔に!
  • 面接日時設定や内定承諾は期限を設けて返信をもらうよう促しましょう!
  • 採用でも不採用でも連絡は必ず丁寧に行いましょう!

応募者は募集要項を見て、「働いてみたい」「良いな」と感じる部分があって応募してきます。
万が一不採用になってしまったとしてもこれも一つの縁ですので、対応は丁寧に、素早く行いましょう。

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